Vielen Unternehmen ist gar nicht bewusst, wie wichtig Compliance ist, wenn es um die Übersetzung ihrer Inhalte und Dokumente geht. Doch wer sich in diesem Bereich nicht auf dem aktuellsten Stand hält, kann schnell in rechtlich prekäre Situationen geraten. Das gilt auch für das in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz. Ein Gespräch mit Kirti Sawhney-Kersten, der Compliance-Expertin von ACT Translations, über Stolperfallen der rechtskonformen Übersetzungen, bestimmte Branchen als Vorreiter und welche Vorteile Unternehmen ganz konkret von Compliance-Übersetzungen haben.
Was macht Übersetzungen im Bereich Compliance so besonders?
Compliance bedeutet, dass Regeln definiert werden, die gesetzeskonformes Handeln ermöglichen. Dafür gibt es auf Landes- und auf europäischer Ebene Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Bei Übersetzungen im Zusammenhang mit Compliance geht es unter anderem darum, sicherzustellen, dass bei der Vermarktung der eigenen Produkte im Ausland alle jeweils geltenden Richtlinien und Gesetze eingehalten werden. Es ist aber genauso wichtig, den landeseigenen Richtlinien und Gesetzen entsprechend zu handeln. Um das ermöglichen zu können, ist es essenziell, dass alle Mitarbeiter:innen immer auf dem neuesten Stand der rechtlichen Lage sind.
Compliance-Übersetzungen sind also ein sehr breites Feld?
Es ist zu Anfang schwierig zu erfassen, was genau alles zu Compliance gehört. Aktuell ist das Hinweisgeberschutzgesetz, das Anfang Juli in Kraft getreten ist, ein großes Thema. Mit unserem Partner EQS – einem Vorreiter in der Entwicklung von Systemen für den Hinweisgeberschutz – haben wir den Prozess von Anfang an verfolgt. Dabei geht es um Schutz von Personen, die Missstände in ihren Unternehmen anonym melden. Dafür wird ein System benötigt, das Mitarbeiter:innen sicher nutzen können, um auf Compliance-Verstöße im Unternehmen aufmerksam zu machen. Dieses System muss in allen für das Unternehmen relevanten Sprachen zur Verfügung stehen, damit allen Mitarbeiter:innen die gleiche Chance geboten wird, sich für Compliance-konformes Verhalten im Unternehmen einzusetzen. Die eingehenden Meldungen werden dann in die jeweilige Landessprache zur weiteren Bearbeitung übersetzt. Damit sich die Hinweisgeber:innen sicher fühlen können, haben nur sie selbst, die Compliance-Beauftragten und die Übersetzer:innen Zugriff auf die Inhalte der Meldungen
Der Hinweisgeberschutz ist ein besonders sensibles Gebiet. Doch wo spielt Compliance im Alltag von Übersetzer:innen noch eine Rolle?
Neben dieser Art von Hinweisgebersystem gibt es in jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, bestimmte Dokumente, bei denen eine Compliance-gerechte Übersetzung von großer Wichtigkeit ist. Zu nennen wären hier zum Beispiel Finanzberichte, Audit-Reports, Codes of Conduct oder Geschäftsberichte. Man kann Teile davon in verschiedenen Sprachen veröffentlichen, um Transparenz vorzuleben und zugleich für neue Geschäftspartner attraktiver zu werden. Das ist ein Bereich, der vielen nicht bewusst ist: Compliance ist Teil der Unternehmenskultur und damit auch Teil des Übersetzungsalltags.
Die Bedeutung von Compliance ist Unternehmen also oft noch gar nicht bewusst?
Ja, wir merken immer wieder, dass wir im Gespräch mit unseren Kunden zuerst einmal informieren, was alles unter Compliance fällt. Aktuell muss jedes Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen ein Hinweisgebermeldesystem implementieren. Was viele nicht wissen: dieses Gesetz wird ab dem 17. Dezember auch für Unternehmen gelten, die mindestens 50 Mitarbeiter:innen haben. Damit bekommt das Thema Compliance auch eine ganz andere gesamtwirtschaftliche Dimension. Abgesehen davon kann man so als Arbeitgeber auch die Teilhabe und damit die Identifikation der Mitarbeiter:innen mit dem Unternehmen fördern und eine festere interne Unternehmensstruktur schaffen sowie als Arbeitgeber interessanter werden. Compliance bietet Unternehmen eine Möglichkeit, ethisch zu handeln und eine „Speak up“-Kultur zu fördern.
Gibt es Branchen, die sensibler sind als andere? Gibt es da Vorreiter?
Es gibt natürlich besonders sensible Bereiche wie zum Beispiel die Pharmaindustrie oder die Medizintechnik. Gerade bei Medizintechnik-Etikettierungen müssen die Übersetzungen nach speziellen Standards ablaufen, da hier schon kleinste Übersetzungsfehler einen gravierenden Einfluss auf Verwender:innen der übersetzten Dokumente haben können. Und genau für solche Fälle sind wir speziell zertifiziert: Übersetzungen mit derart sensiblen Inhalten werden nach dem Vier-Augen-Prinzip angefertigt und erfordern eine gewisse fachliche Kompetenz aller involvierten Übersetzer:innen. In diesen Fällen sind auch die Kund:innen – berechtigterweise – besonders aufmerksam und für das Thema Compliance sensibilisiert.
Gibt es eigentlich auch Branchen, wo Compliance eine untergeordnete Rolle spielt?
Da zu Compliance auch alles gehört, was zum Beispiel mit Finanzen zu tun hat, ist es für jedes Unternehmen relevant, unabhängig von der Branche. Wir übersetzen Finanzberichte für Kund:innen aus den verschiedensten Branchen, und diese Berichte sind ja ab einer gewissen Größe für alle Unternehmen wichtig. Oder wenn es zum Beispiel um Unternehmen geht, die Werkzeuge verkaufen – auch hier müssen die übersetzten Bedienungsanleitungen stimmen. Wenn sie eine falsche Bedienung beschreiben, kann es unter Umständen zu Unfällen und Haftungsfällen kommen. Um dem entgegenzuwirken kann eine Compliance-gerechte Übersetzung also auch ökonomisch sinnvoll sein.
Was müssen Unternehmen beachten, damit das Thema Compliance auch im sprachlichen Kontext nicht zu kurz kommt?
Wir arbeiten mit ungefähr 2.500 Übersetzer:innen zusammen und jede und jeder von ihnen hat einen strengen Qualifizierungsprozess durchlaufen. Sie alle haben eine Probeübersetzung gemacht, sind Muttersprachler:innen in ihren jeweiligen Zielsprachen und haben einen Hochschulabschluss im Bereich der Sprachen und Fachgebiete, in denen sie sich spezialisiert haben. Für Übersetzungen mit besonders kritischem oder sensiblem Inhalt bieten wir auch die Option einer Vier-Augen-Übersetzung an. Außerdem haben wir – und das unterscheidet uns von anderen Dienstleistern – eine interne Abteilung für Qualitätssicherung, die abschließend alle Übersetzungen auch noch auf die Einhaltung aller sprach- und kundenspezifischen Vorgaben prüft.
Bei den Hinweisgeber-Meldesystemen bieten wir sogar an, dass die Übersetzer:innen alle im EU- oder EWR- Raum sitzen. Das ist ein weiterer Sicherheitsaspekt, den wir unseren Kunden gerne bieten. Unsere Server sind alle in Deutschland oder Europa lokalisiert, was einen besonderen Schutz für Daten- und Persönlichkeitsrechte bedeutet. Compliance ist also immer ein gesamthaftes System, ein Puzzle mit vielen Teilen und jedes muss passen.
